Isi laporan bulanan proyek swakelola

Isi laporan bulanan proyek swakelola-  Salah satu yang mempunyai peranan besar dalam proses administrasi di proyek adalah admin teknik atau admin kontrak. Mengapa saya bilang peranan besar? karena semua pengendali biaya dan administrasi ada ditangan admin teknik. Admin teknik disini tidak hanya untuk administrasi proyek saja melainkan sebagai pengontrol biaya proyek. Biaya proyek harus dikontrol agar tidak terjadi over budget yang mengakibatkan laba menurun.

Semua kendali proyek harus tertera secara rapi pada laporan proyek. Laporan proyek ini digunakan untuk melaporkan secara tertulis tentang keadaan proyek dari waktu ke waktu kepada owner atau pemberi tugas. Biasanya pada proyek memberikan laporan proyek setiap sebulan sekali. Laporan tersebut harus rapi dan mudah dibaca oleh owner.

Lalu apa manfaatnya laporan proyek?

Salah satu manfaat dari adanya laporan proyek adalah Owner bisa mengikuti perkembangan dari proyeknya melalui progress realisasi yang sudah dikerjakan.

Tiap kontraktor memiliki standar isi laporan proyek. Kontraktor dengan swakelola pun mempunyai sistem yang berbeda karena bentuk organisasi juga sudah berbeda. (Baca artikel Perbedaan sistem swakelola dengan kontraktor). Pada artikel ini akan lebih banyak dibahas tentang isi laporan di proyek swakelola. Isi laporan proyek pada sistem swakelola antara lain Data proyek, surat pengantar, progress bulanan, laporan keuangan ( jurnal tagihan, jurnal bayar), EBPP, dan Lampiran-lampiran.

Berikut penjelasan tentang isi laporan proyek yang dibuat oleh admin teknik.

1. Data Proyek

Data proyek ini berisi tentang point-point penting yang terlibat dalam proyek seperti durasi waktu, nama kontraktor, pengawas, dan perencana, jenis bangunan, luas bangunan dan sebagainya. Data proyek ini sangat penting dicantumkan di awal laporan karena berguna untuk informasi awal tentang proyek tersebut. Halaman data proyek ini biasanya setelah daftar isi.

2. Surat Pengantar

Surat pengantar di sini adalah satu lembar yang merangkum semua isi penting laporan proyek dibelakangnya. Sehingga pembaca laporan langsung bisa mengetahui informasi-informasi perkembangan proyek dari sini. Surat pengantar berisi tentang Rangkuman progres rencana dengan progres realisasi, Jumlah jurnal pembayaran dari awal proyek, jumlah hutang ke beberapa vendor dan supplier, Margin proyek, dan sebagainya.

3. Progress Bulanan

Salah satu bagian yang terpenting dari laporan proyek ini adalah progress realissasi. Dengan adanya lembar progress bulanan maka owner bisa mengetahui seberapa jauh proyek itu sudah dikerjakan. Apakah memenuhi target rencana atau tidak. Progress bulanan berisi tentang progres realisasi dan rencana pada bulan sebelumnya dan bulan ini.

4. Laporan keuangan

Karena proyek ini bersifat swakelola atau dikelola sendiri oleh owner maka segala jenis pengeluaran dan pemasukan harus disampaikan kepada owner secara tertulis dan disertai bukti-bukti nota pembayaran. Owner biasanya akan lebih konsen ke laporan keuangan karena segala jenis pembayaran ke vendor atau subkon dilakukan secara langsung oleh owner.

Laporan keuangan berisi tentang kumulasi semua pembayaran yang dilakukan oleh owner ke semua vendor atau subkon dari awal proyek sampai akhir proyek. Pada laporan keuangan ini terdapat Jurnal pembayaran dan jurnal hutang. Jurnal pembayaran adalah bukti-bukti pembayaran ke vendor yang sudah dilakukan. Sedangkan jurnal hutang adalah kumulasi dari beberapa material yang belum dibayarkan ke supplier tetapi sudah ditagihkan ke tim swakelola.

5. Evaluasi Biaya Pelaksanaan Pekerjaan (EBPP)

Evaluasi biaya pelaksanaan pekerjaan atau EBPP berisi tentang perhitungan-perhitungan biaya yang akan dikeluarkan serta perkiraan biaya yang akan datang. Dari sini dapat diketahui berapa margin atau efisiensi yang diperoleh dari tim swakelola. 

6. Lampiran-Lampiran

Lampiran pada laporan bulanan antara lain foto dokumentasi pekerjaan, nota-nota pembelian material, hasil uji lab, dan sebagainya. 

Swakelola berbeda dengan kontraktor, sistem swakelola ini lebih terbuka mengenai pembukuan keuangan sehingga bisa diketahui berapa efisiensi yang bisa dikerjakan. Dari segi laporan pun lebih lengkap dibanding dengan laporan bulanan yang dibuat oleh kontraktor. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan laporan bulanan adalah bahasa dan format yang dipakai harus mudah dipahami oleh owner karena owner biasanya bukan orang teknik. 

Demikian artikel ini semoga bermanfaat.

Share this post