Jenis-jenis Laporan proyek

Jenis-jenis Laporan proyek- Pada kesempatan ini saya akan berbagi pengalaman mengenai administrasi di proyek. Salah satu administrasi proyek yang paling penting adalah laporan proyek. Laporan proyek ini berfungsi untuk menyampaikan progres pekerjaan pada waktu tertentu. Lalu untuk siapa laporan proyek ini? Laporan ini ditujukan kepada pemberi tugas atau owner bangunan. Hal ini penting dilakukan karena digunakan sebagai syarat pengajuan termin juga. 

Manajemen proyek yang baik selalu menerapkan administrasi yang tertib sehingga semua kegiatan bisa terkendali dengan baik. Salah satu bentuk administrasi yang harus dibuat adalah laporan proyek. Antar kontraktor memiliki format laporan yang berbeda-beda namun memiliki tujuan yang sama yaitu mengendalikan semua kegiatan yang ada di proyek. Selain itu laporan proyek menjadi nilai jual tersendiri bagi kontraktor tersebut. Mengapa demikian? Banyak kontraktor yang meremehkan laporan proyek karena dianggap yang paling utama dalam proyek adalah fisik bangunan. Fisik bangunan memang yang utama namun harus diimbangi dengan proses administrasi yang baik. 

Laporan yang baik dan mudah dibaca oleh owner sangat penting karena akan membuktikan bahwa kontraktor tersebut mempunyai manajemen yang baik sehingga owner akan memberikan proyek lagi ke depannya. Itulah alasan mengapa laporan proyek mempunyai nilai jual tersendiri. 

Sebelum membahas jenis-jenis laporan yang ada di proyek sebaiknya dipahami terlebih dahulu apa sebenarnya fungsi dari laporan proyek. Berikut fungsi dari laporan proyek.

1. Melaporkan kepada owner kondisi dan kemajuan proyek dari waktu ke waktu.
2. Syarat administrasi untuk pengajuan termin kepada owner
3. Untuk internal bisa sebagai evaluasi progres yang telah dicapai tiap minggu atau tiap bulannya. 

Ada beberapa jenis laporan proyek yang umum digunakan antara lain Laporan harian, Laporan mingguan dan laporan bulanan. Berikut pembahasan satu per satu. 

1. Laporan Harian (Daily Report)

Laporan harian adalah laporan yang dibuat oleh pelaksana lapangan yang kemudian diolah oleh bagian teknik. Laporan harian ini sangat simpel karena biasanya hanya 1 lembar kertas saja. Laporan ini memuat beberapa informasi penting yang harus ditulis antara lain

• Pekerjaan yang sedang dikerjakan termasuk lokasi pekerjaan.
• Cuaca pada hari tersebut, Berapa jam hujan dan berapa jam cerah. 
• Alat-alat yang digunakan termasuk jumlah alat (alat berat, alat pendukung, dan alat bantu)
• Bahan-bahan material yang digunakan
• Tanda tangan dari pelaksana dan konsultan pengawas.

Laporan diisi dengan tulisan tangan bukan diketik sehingga diharapkan pelaksana selalu tertib mengumpulkan laporan harian ke bagian teknik. 

2. Laporan Mingguan (Weekly Report)

Laporan mingguan berbeda dengan laporan harian karena isi yang dilaporkan tentu lebih lengkap. Laporan mingguan ini dibuat oleh teknik berdasarkan kondisi lapangan saat itu. Pada proyek dengan sistem kontraktor yang dilaporkan hanya progress saja kepada owner. Format laporan mingguan ini biasanya mengikuti format RAB untuk item-item pekerjaan. Isi dari laporan ini antara lain

• Volume RAB dan bobot dimasing-masing pekerjaan
• Volume yang sudah dikerjakan (Minggu lalu, minggu ini dan total)
• Bobot dalam persen di masing-masing item pekerjaan (Minggu lalu, minggu ini dan total)
• Nilai kumulatif progress pada minggu ini (dalam persen)

3. Laporan Bulanan (Monthly Report)

Jenis laporan proyek yang paling lengkap adalah laporan bulanan karena terdiri dari beberapa informasi penting yang dirangkum dalam satu buku. Laporan pada proyek kontraktor dengan proyek swakelola berbeda (Baca perbedaannya di isi laporan swakelola). Berikut isi dari laporan bulanan pada proyek dengan sistem kontraktor. 

• Data proyek, meliputi nama proyek, nama paket, lokasi proyek, nomor kontrak, tanggal kontrak, tanggal SPMK, waktu pelaksanaan, Waktu serah terima pekerjaan, nama kontraktor, nama konsultan pengawas dan sebagainya. 
• Lokasi proyek, berisi peta lokasi dan sket lokasi proyek
• Laporan progres akhir bulan
• Daftar staf di proyek tersebut
• Daftar alat yang digunakan dan jumlah alat.
• Foto dokumentasi pekerjaan 

Salah satu perbedaan antara proyek swakelola dengan kontraktor adalah laporan keuangan. Di kontraktor tidak ada laporan keuangan kepada owner karena merupakan privasi dari kontraktor. Berbeda dengan sistem swakelola yang dilaporkan selain progres adalah penggunaan dana. 

Jenis-jenis laporan yang umum digunakan pada proyek selalu berisi tentang progres lapangan sehingga owner bisa memantau pekerjaan yang dikerjakan oleh kontraktor. Hal yang terpenting dalam pembuatan laporan proyek adalah adanya sinkronisasi antara laporan harian, mingguan dan bulanan. Yang dimaksud adalah volume pekerjaan pada laporan harian harus sama dengan laporan mingguan dan bulanan. Di sini lah peran teknik sangat dibutuhkan untuk mengolah semua laporan proyek agar diterima dengan baik oleh owner. 

Share this post